Tietosuojaseloste - Lomatukirekisteri
Virkistyslomat - Nasylomat ry:n
LOMATUKIREKISTERIN (LOTU-rekisteri) TIETOSUOJASELOSTE
10.11.2023
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 12-14 mukainen
1. Henkilörekisterin nimi
Lomatukirekisteri (LOTU-rekisteri)
2. Rekisterinpitäjä
Virkistyslomat - Nasylomat ry
Kenttätie 14 a 10
90130 Oulu
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Toiminnanjohtaja Anna Poropudas
toimisto @ nasylomat.fi
3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen
Kirjalliset kohtien 11-16 mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään osoitteella:
Henkilötietoasiat
Virkistyslomat - Nasylomat ry
Kenttätie 14 a 10
90130 Oulu
4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Virkistyslomat - Nasylomat ry saa käsitellä henkilötietoja, koska kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden (Tietosuojalaki 4 §).
Henkilötiedon käsittelyn laillisuusperusteena on rekisteröidyn eli lomatuenhakijan vapaaehtoinen ja informoitu suostumus, joka on annettu selkeästi lomatukihakemuksessa.
5. Käyttötarkoitukset
Virkistyslomat - Nasylomat ry:n lomatukirekisterin henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- tietosuojalainsäädännön sekä erityislainsäädännön kuten valtion avustuksista annetun lain (688/2001) ja asetuksen (1552/2016) perusteella valtioneuvoston päättämien, STEA-avustuksilla rahoitettujen lomatukien myöntämiseksi, avustuspäätösten tekemiseksi ja muihin niihin liittyvien tehtävien hoitamiseksi.
6. Tietosisällöt
Virkistyslomat - Nasylomat ry:n lomatukirekisteriin tallennetaan seuraavia lomatuenhakijan henkilötietoja:
- Hakijan ja tämän puolisen sekä lasten yksilöintitiedot:
o etu- ja sukunimet
o henkilötunnus
o yhteystiedot
o siviilisääty
- Hakijan lomatoiveet
- Tiedot hakijan ja tämän puolison aiemmista haetuista ja myönnetyistä loma-avustuksista
- Hakijan ja tämän puolison taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot (esim. tulotiedot)
- Hakijan hakemuksensa tueksi ilmoittamat terveydelliset ja sosiaaliset perustelut
- Yhteydenpito ja viestintä hakijaan
- Hakijalle myönnetyt tuetut lomat ja häntä koskevat avustuspäätökset
- Laskutukseen liittyvät tiedot
- Tiedot viranomaisen tai muun ulkopuolisen tahon osallisuudesta loman toteuttamiseen
7. Evästeiden käyttö
Virkistyslomat - Nasylomat ry:n verkkopalvelussa (www.nasylomat.fi) käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Eväste on pieni tekstimuotoinen tiedosto, jonka Internet-sivusto lähettää käyttäjän Internet-selaimeen. Niitä käytetään esimerkiksi Internet-sivuston käyttäjäliikenteen tilastointiin tai käyttäjäkohtaisten asetusten tallennukseen.
Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Virkistyslomat - Nasylomat ry voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen, mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään.
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Virkistyslomat - Nasylomat ry verkkosivuston palveluita voi käyttää.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan lomatukihakemuslomakkeella.
Henkilötietoja voidaan kerätä myös hakijan puolisosta ja lapsista lomatukihakemuslomakkeella lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
9. Luovutukset ja siirrot
Virkistyslomat - Nasylomat ry voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Virkistyslomat - Nasylomat ry voi luovuttaa loman toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja palveluntuottajille loman toteuttamiseksi ja järjestämiseksi.
Virkistyslomat - Nasylomat ry voi luovuttaa tietoja viranomaisille tai muulle ulkopuoliselle taholle siinä määrin kuin se on tarpeen rekisteröidyn lomaoikeuden toteamiseksi ja laskutuksen järjestämiseksi.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Automaattinen päätöksenteko
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen merkittävästi vastaavalla tavalla. Edellä olevaa kohtaa ei sovelleta, jos päätös esimerkiksi on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna (yhteystiedot kohdassa 3).
12. Siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
13. Korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua.
Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.
Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.
14. Vastustusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
15. Rajoitusoikeus
Rekisteröity voi pyytää Virkistyslomat - Nasylomat ry:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.
- Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista
- Kun Virkistyslomat - Nasylomat ry ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä tietosuojaselosteessa informoituihin henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava rajoitusvaatimus.
16. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen
Virkistyslomat - Nasylomat ry säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia.
Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun tai yleiseen etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.
17. Valitusoikeus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
18. Rekisterinsuojauksen periaatteet
Virkistyslomat - Nasylomat ry:llä tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Virkistyslomat - Nasylomat ry käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.
Päivitetty 10.11.2023