Tietosuojaseloste - Lomatukirekisteri

Nasy – Naiset Yhdessä ry:n
LOMATUKIREKISTERIN (LOTU-rekisteri) TIETOSUOJASELOSTE

25.5.2018

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 12-14 mukainen

1.     Henkilörekisterin nimi

Lomatukirekisteri (LOTU-rekisteri)

2.     Rekisterinpitäjä

Nasy – Naiset Yhdessä ry
Kansakoulukuja 3 A
00100 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Toiminnanjohtaja Herttaliisa Tuure
040 559 4854
toimisto @ nasylomat.fi

3.     Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen

Kirjalliset kohtien 11-16 mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään osoitteella:

Henkilötietoasiat
Nasy – Naiset Yhdessä ry
Kansakoulukuja 3 A
00100 Helsinki

4.     Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Nasy – Naiset Yhdessä ry saa käsitellä henkilötietoja, koska kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden (Tietosuojalaki 4 §).

Henkilötiedon käsittelyn laillisuusperusteena on rekisteröidyn eli lomatuenhakijan vapaaehtoinen ja informoitu suostumus, joka on annettu selkeästi lomatukihakemuksessa.

5.     Käyttötarkoitukset

Nasy – Naiset Yhdessä ry:n lomatukirekisterin henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

-  tietosuojalainsäädännön sekä erityislainsäädännön kuten valtion avustuksista annetun lain (688/2001) ja asetuksen (1552/2016) perusteella valtioneuvoston päättämien, STEA-avustuksilla rahoitettujen lomatukien myöntämiseksi, avustuspäätösten tekemiseksi ja muihin niihin liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

6.     Tietosisällöt

Nasy – Naiset Yhdessä ry:n lomatukirekisteriin tallennetaan seuraavia lomatuenhakijan henkilötietoja:

-   Hakijan ja tämän puolisen sekä lasten yksilöintitiedot:

o   etu- ja sukunimet

o   henkilötunnus

o   yhteystiedot

o   siviilisääty

-  Hakijan lomatoiveet

-  Tiedot hakijan ja tämän puolison aiemmista haetuista ja myönnetyistä loma-avustuksista

-  Hakijan ja tämän puolison taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot (esim. tulotiedot)

-  Hakijan hakemuksensa tueksi ilmoittamat terveydelliset ja sosiaaliset perustelut

-  Yhteydenpito ja viestintä hakijaan

-  Hakijalle myönnetyt tuetut lomat ja häntä koskevat avustuspäätökset

-  Laskutukseen liittyvät tiedot

-  Tiedot viranomaisen tai muun ulkopuolisen tahon osallisuudesta loman toteuttamiseen

7.     Evästeiden käyttö

Nasy – Naiset Yhdessä ry:n  verkkopalvelussa (www.nasylomat.fi) käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Eväste on pieni tekstimuotoinen tiedosto, jonka Internet-sivusto lähettää käyttäjän Internet-selaimeen. Niitä käytetään esimerkiksi Internet-sivuston käyttäjäliikenteen tilastointiin tai käyttäjäkohtaisten asetusten tallennukseen.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Nasy – Naiset Yhdessä ry voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Nasy – Naiset Yhdessä ry:n verkkosivuston palveluita voi käyttää.

8.     Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan lomatukihakemuslomakkeella.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös hakijan puolisosta ja lapsista lomatukihakemuslomakkeella lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa

9.     Luovutukset ja siirrot

Nasy – Naiset Yhdessä ry voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Nasy – Naiset Yhdessä ry voi luovuttaa loman toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja palveluntuottajille loman toteuttamiseksi ja järjestämiseksi.

Nasy – Naiset Yhdessä ry voi luovuttaa tietoja viranomaisille tai muulle ulkopuoliselle taholle siinä määrin kuin se on tarpeen rekisteröidyn lomaoikeuden toteamiseksi ja laskutuksen järjestämiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10.  Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen merkittävästi vastaavalla tavalla. Edellä olevaa kohtaa ei sovelleta, jos päätös esimerkiksi on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten

11.  Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna (yhteystiedot kohdassa 3).

12.  Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

13.  Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua.

Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.

14.  Vastustusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

15.  Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Nasy – Naiset Yhdessä ry:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:

-  Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.

-  Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista

-  Kun Nasy – Naiset Yhdessä ry ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä tietosuojaselosteessa informoituihin henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

-  Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava rajoitusvaatimus.

16.  Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen

Nasy – Naiset Yhdessä ry säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia.

Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun tai yleiseen etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.

17.  Valitusoikeus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

18.  Rekisterinsuojauksen periaatteet

Nasy – Naiset Yhdessä ry:llä tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Nasy – Naiset Yhdessä ry käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.